Integritetspolicy

Gäller från och med 2018-08-31.
Publicerad 2018-08-31.

INTEGRITETSPOLICY

Denna integritetspolicy syftar till att ge dig information om hur Gastrogate behandlar personuppgifter för anställda. Policyn innehåller information om varför och hur personuppgifter samlas in och även om hur du som anställd kan åberopa dina rättigheter i enlighet med dataskyddsförordningen.

Gastrogate följer gällande lagstiftning för personuppgiftsskydd och strävar alltid efter att förbättra behandlingen och skyddet av dina personuppgifter. Det är av yttersta vikt för oss att du känner dig trygg och säker i din anställning hos oss.
Policyn syftar till att hjälpa dig att få en överblick över behandlingen av de personuppgifter du delar med oss.

Vi följer nedan grundläggande principer för att skydda din integritet:

• Vi samlar endast in information som är nödvändig för att hantera din anställning
• Vi använder dina personuppgifter endast för specificerade ändamål
• Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för ändamålet

Hör gärna av dig om du har några frågor om denna Integritetspolicy eller om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Du kan alltid kontakta oss genom att skicka ett e-postmeddelande till support@gastrogate.com.

VILKA ÄR GASTROGATE AB?

I denna policy kallas Gastrogate AB, org nr 556577-6720, inklusive våra dotterbolag, för Gastrogate och är personuppgiftsansvarig och ansvarar för samtliga personuppgifter som du lämnar i kontakt med oss eller som vi samlar in från annan part.

Vårt främsta ändamål med att behandla dina personuppgifter är för att vi ska kunna fullfölja åtaganden mot dig som anställd och konsult.

Gastrogate agerar som personuppgiftsansvarig för de behandlingar som listas i tabellen längre ned på denna sida.

VEM BÖR LÄSA DENNA INTEGRITETSPOLICY?

Denna Integritetspolicy är relevant för alla anställda och konsulter som arbetar inom Gastrogate-koncernen.

VAD ÄR DATASKYDDSFÖRORDNINGEN (GDPR)?

Dataskyddsförordningen (GDPR, The General Data Protection Regulation) gäller i hela EU och har till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter så att det fria flödet av uppgifter inom Europa inte hindras. Dataskyddsförordningen är tillämplig på alla företag och organisationer som hanterar personuppgifter.

VAD ÄR PERSONUPPGIFTER?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det betyder att t.ex. namn, adress, telefonnummer men också loggdata och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) kan vara personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer som är i livet.

VAD ÄR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER?

Behandling av personuppgifter är varje åtgärd som vidtas med personuppgifter oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

VAD INNEBÄR GDPR FÖR MIG?

I korthet innebär GDPR att du lånar ut dina personuppgifter till bolag och organisationer, de äger dem inte. Du har också rätt att få mer information om hur vi behandlar dina personuppgifter, så kallade individens rättigheter. Som registrerad har du följande rättigheter:

• Du har rätt att få information om vilka personuppgiftsbehandlingar som vi gör. Vi har samlat dessa i tabellen nedan. I tabellen visas bland annat ändamål, rättslig grund och lagringstid.
• Du har rätt att begära ett registerutdrag där du kan se vilka personuppgiftsbehandlingar vi har om just dig.
• Du har rätt att begära rättning om vi har felaktigheter registrerade om dig.
• Du har rätt att åberopa rätten att bli glömd.
• Du har rätt till dataportabilitet (rätt att få dina personuppgifter flyttade) av personuppgifter som du själv tillhandahållit eller som genererats under din anställning eller ditt uppdrag.
• Du har rätt att åberopa begränsning i behandlingen av dina personuppgifter.
• Du har rätt att invända mot en personuppgiftsbehandling och Gastrogate kommer då att upphöra med behandlingen under tiden ärendet utreds.
• Du har rätt att framföra klagomål till Tillsynsmyndigheten över behandlingar som utförs av oss.

Om du vill åberopa någon av dina rättigheter så kontaktar du vår Integritetskyddsansvarige via e-post support@gastrogate.com.

Du kan också alltid kontakta oss genom att skicka ett brev till Gastrogate AB, Kopparbergsvägen 8, 722 13 Västerås, Sverige.

Vänligen notera att vi kan komma att begära ytterligare information om dig för att vi ska kunna identifiera dig och för att hantera din begäran på ett säkert sätt.

VILKA BEHANDLINGAR GÖR VI AV PERSONUPPGIFTER?

Anställd

Behandling	Ändamål	Personuppgifts kategorier	Rättslig grund	Lagringstid
Administration av anställdas löner	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Kontaktuppgifter Persondata Frånvaro Löneinformation Kontoinformation	Fullgörande av avtal Rättslig förpliktelse	Under anställningstiden + 10 år
Administration av anställdas pensioner	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Kontaktuppgifter Persondata Löneinformation	Fullgörande av avtal Rättslig förpliktelse	Tills pensionsålder uppnås + 10 år
Betala in skatt och sociala avgifter	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Kontaktuppgifter Löneinformation Persondata	Rättslig förpliktelse	Innevarande kalenderår + 7år
Hantera anställdas försäkringar	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Kontaktuppgifter Persondata	Rättslig förpliktelse	Under anställningstiden + 10 år
Hantering av sjukfrånvaro	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Kontaktuppgifter Persondata Frånvaro Löneinformation Anställningsinformation	Rättslig förpliktelse	Under sjukfrånvaro + 10 år
Hantering och planering av semesterförmåner (semesterledighet, semesterlön och semesterersättning)	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Kontaktuppgifter Persondata Frånvaro Löneinformation Anställningsinformation	Rättslig förpliktelse	Under frånvaroperioden + 3 år
Hantera arbetsskada	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Kontaktuppgifter Persondata Hälsoinformation	Rättslig förpliktelse	Efter skadetillfället + 10 år
Hantera anställdas kompetens-utveckling	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Kontaktuppgifter Kompetens	Fullgörande av avtal Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna bedriva verksamheten överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter	Under anställningstiden + 10 år
Hantera rehabilitering	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Kontaktuppgifter Persondata Hälsoinformation	Fullgörande av avtal Rättslig förpliktelse	Under anställningstiden + 10 år
Administrera anställnings-avtal	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Kontaktuppgifter Persondata Kontaktperson Löne- och förmåns-information	Fullgörande av avtal Rättslig förpliktelse	Under anställningstiden + 10 år
Administrera anställningstider	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Persondata Anställningsinformation	Rättslig förpliktelse	Fram till pensionsålder uppnåtts
Kunna bemöta och bestrida krav från anställda	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Kontaktuppgifter Anställningsinformation Löne- och förmåns-information	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna bemöta och bestrida krav överväger ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål.	Under anställningstiden + 10 år
Kontakta anställd vid krissituation	Att administrera anställning (lön, ledighet, kompetensutveckling, etc.)	Kontaktuppgifter	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna kontakta dig vid en krissituation överväger ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål.	Under anställningstiden + 1 månad
Hantera in- och utpassering	Att öka säkerheten i fysiska lokaler	Kontaktuppgifter	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna säkra fysisk säkerhet överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.	Under anställningstiden + 1 månad
Underhålla IT-verktyg och tjänster	Utveckla och underhålla IT-miljön (hemsida, system etc.)	Kontaktuppgifter	Fullgörande av avtal	Så länge utveckling av ett specifikt system pågår
Hantera loggning av beteenden och arbete i system	Utveckla och förbättra tjänster och system samt övervakning	Kontaktuppgifter Persondata	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna utveckla system och övervaka användning överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.	Från användnings-tillfället + 1 månad
Leda och planera verksamheten	Att administrera anställning	Kontaktuppgifter Kompetens	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna bedriva verksamheten överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.	Anställningstiden + 6 mån

Konsult

Behandling	Ändamål	Personuppgifts kategorier	Rättslig grund	Lagringstid
Leda och planera verksamheten	Att hantera och administrera uppdrag	Kontaktuppgifter Kompetens	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna bedriva verksamheten överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.	Avtalstiden + 6 mån
Hantera in- och utpassering	Att öka säkerheten i fysiska lokaler	Kontaktuppgifter	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna säkra fysisk säkerhet överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.	Avtalstiden + 1 månad
Underhålla IT-verktyg och tjänster	Utveckla och underhålla IT-miljön (hemsida, system etc.)	Kontaktuppgifter	Fullgörande av avtal	Så länge utveckling av ett specifikt system pågår
Hantera loggning av beteenden och arbete i system	Utveckla och förbättra tjänster och system samt övervakning	Kontaktuppgifter Persondata	Intresseavvägning, eftersom vi bedömer att vårt intresse av att kunna utveckla system och övervaka användning överväger ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.	Från användnings-tillfället + 1 månad
Hantera leverantörs-reskontra	Att fullgöra och administrera tjänst och avtal	Kontaktuppgifter	Rättslig förpliktelse	Innevarande kalenderår + 7 år

VAD GÖR VI FÖR ATT SKYDDA DINA PERSONUPPGIFTER?

Vi behandlar alltid personuppgifter i enlighet med tillämpliga lagar och regler, och vi har implementerat lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att förhindra att dina personuppgifter används för olagliga ändamål eller görs tillgängliga till obehöriga.
Anställda på Gastrogate samt personuppgiftsbiträden och underbiträden ska följa våra interna riktlinjer för dataskydd.

NÄR ANVÄNDER VI BITRÄDEN?

Gastrogate kan i vissa fall använda biträden för tjänster och molnlösningar för anställda och konsulter, tex för lönehantering, eller redovisning. Vi förbinder oss i dessa fall att ha personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga biträden samt att dessa biträden följer Dataskyddsförordningen (GDPR).

VILKA DELAR VI PERSONUPPGIFTER MED?

• Bolag inom koncernen
• Polismyndigheten, vid misstanke om brott
• Myndigheter, för administration av anställd (t.ex. Skatteverket, Kronofogdemyndigheten och Försäkringskassan)
• Företagshälsovården, för rehabilitering eller hälsokontroller av anställda

VAD GÄLLER AVSEENDE ÖVERFÖRING TILL TREDJE LAND?

Gastrogate och våra biträden sparar alla personuppgifter inom EU. Vi och våra biträden för inte vidare några personuppgifter om kunder/leverantörer till extern part.

VAD GÄLLER FÖR COOKIES?

Cookies är textfiler placerade på din dator för att samla in besöksstatistik och för att sammanställa statistiska rapporter om webbplatsaktiviteter. Du kan ställa in din webbläsare för att inte acceptera cookies. Som ett resultat av detta kanske dock viss funktionalitet på vår hemsida inte fungerar.
Vår hemsida använder cookies för att särskilja dig från andra användare av vår hemsida. Detta hjälper oss att erbjuda en bra upplevelse när du besöker vår hemsida och gör det möjligt för oss att förbättra vår hemsida. För detaljerad information om vilka cookies vi använder och för vilka ändamål vi använder dem, läs vår Cookie policy.

ÄNDRINGAR I VÅR INTEGRITETSPOLICY

Gastrogate förbehåller sig rätten att närsomhelst, oavsett anledningen, göra ändringar och rättelser i den här integritetspolicyn. Vi kommer att hålla vår integritetspolicy lättillgänglig för dig på vår hemsida.